① 결론부터 — 회사에 요청하면 되고, 회사는 거부할 수 없습니다
재직증명서는 다니는 회사(인사·총무 담당)에서 발급합니다. 법에서는 이를 '사용증명서'라고 부르며, 30일 이상 계속 근무한 근로자가 청구하면 회사는 사실대로 적어 즉시 내줘야 합니다. 정당한 이유 없이 거부하면 관할 지방고용노동관서에 신고할 수 있고, 회사에는 과태료가 부과될 수 있습니다.
② 근거 조문
> 근로기준법 제39조(사용증명서) ① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
> ② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.
> 근로기준법 시행령 제19조 법 제39조제1항에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다.
조문에 "퇴직한 후라도"라는 표현이 있는 만큼, 재직 중인 근로자가 청구할 수 있는 것은 당연합니다. 이 조문은 상시 4명 이하 사업장에도 적용됩니다(근로기준법 시행령 제7조, 별표 1).
③ 발급받는 방법
1. 담당자에게 요청 — 사내 시스템에서 직접 출력하는 회사도 많습니다. 그렇지 않으면 인사·총무 담당자에게 이메일 등 기록이 남는 방법으로 요청하세요.
2. 필요한 항목과 용도 알리기 — 대출·비자·관공서 제출 등 용도에 따라 요구 항목(입사일, 부서·직위, 담당업무, 급여 등)이 다릅니다. 제출처 양식이 따로 있으면 함께 전달합니다.
3. 받은 뒤 확인할 것 — 성명·생년월일, 입사일, 직위, 발급일, 회사 직인. 발급일로부터 일정 기간 이내의 서류만 받는 제출처가 많으니 제출 시기에 맞춰 받으세요.
④ 회사가 안 해줄 때
- 먼저 법 조문(제39조)을 근거로 다시 요청합니다.
- 그래도 거부하면 근로기준법 제104조에 따라 고용노동부장관이나 노동감독관(2026. 10. 2. 시행 개정으로 '근로감독관'에서 명칭 변경)에게 위반 사실을 신고(통보)할 수 있습니다. 같은 조 제2항은 이를 이유로 해고나 불리한 처우를 할 수 없다고 정합니다.
- 제39조를 위반한 사용자에게는 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다(제116조제2항제2호).
- 급하다면 건강보험 자격득실확인서나 국민연금 가입자 가입증명처럼 공단에서 본인이 직접 뗄 수 있는 서류로 재직 사실을 대신 증명할 수 있는지 제출처에 문의해 보세요.
항목별 작성 예시는 재직증명서 서식 페이지에 정리해 두었습니다.
⑤ 자주 틀리는 점
- "회사 양식이 아니면 안 된다" — 법은 양식을 정하지 않습니다. 필요한 사항이 사실대로 적혀 있으면 됩니다.
- "수습·계약직은 못 받는다" — 고용 형태가 아니라 '계속 30일 이상 근무'가 기준입니다.
- "불리한 내용을 회사가 덧붙일 수 있다" — 제39조제2항에 따라 근로자가 요구한 사항만 적어야 합니다.
여기 적은 내용은 근로기준법과 같은 법 시행령 원문을 확인해 정리한 일반적인 안내입니다. 근로자에 해당하는지, 거부에 정당한 사유가 있는지 등은 사안마다 다를 수 있으니, 발급이 계속 거부된다면 고용노동부 고객상담센터(국번없이 1350)나 관할 지방고용노동관서, 또는 공인노무사와 상담해 보시길 권합니다.